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Bestandsaufnahme
Auch
Istanalyse
genannt. Ein früher Schritt im Rahmen der
Facility
Management
-Einführung (Phasenkonzept) in einem Unternehmen. In die Bestandsaufnahme fliessen sämtliche Informationen ein über:
- die Organisationsstruktur: Organigramme, Mitarbeiterstruktur und -expertise, Auslastung der Mitarbeiter,
- den Arbeitsablauf: Schnittstellen, Abhängigkeiten und Kommunikationsformen (vom Analogen bis zum Digitalen) zwischen den Organisationseinheiten,
- den Datenbestand: Karteien, Dateien, Karten usw.,
- die technische Ausstattung: Hardware,
Software
zur Bürokommunikation, Terminplanung, Textverarbeitung, Businessgraphik bis zur Datengewinnung und -aufbereitung durch Feldmeßgeräte, Digitalisiereinrichtungen bis zu Zeichentischen,
- die finanziellen Möglichkeiten: Budget, zur Verfügung stehendes Investitionskapital, zu erwartender Umsatz, Kosten-Nutzen-Erwartung
- usw.
Dieses
Dokument
wächst schließlich zu einem enormen Umfang an, da es eine Beschreibung der
Firma
darstellt. Ein solches
Dokument
wird vom Groben zum Feinen weiter detailliert und ist nicht statisch; ebenso wie ein Unternehmen permanent auf die Anforderungen des Marktes reagieren muss, sollen auch in dieses
Dokument
Erkenntnisse während der technischen
Evaluation
einfließen, die den erfolgreichen Einsatz der neuen
Technologie
fördern. Die Ausarbeitung eines solchen Dokumentes geschieht entweder durch Zubringerarbeiten der einzelnen Abteilungen oder durch eine Interviewphase. Entsprechende Vorgaben an Form und Inhalt (formularmäßiges Vorgehen bei eingeschränktem Antwortspektrum) machen zum einen eine Auswertung und Einarbeitung in die Bestandsaufnahme einfacher, zum anderen sind derart aufbereitete Daten leichter in einen
Anforderungskatalog
umzuarbeiten. Aus der Bestandsaufnahme ableitbar bedarf es für die technische
Evaluation
einer sehr genauen Definition über den Zweck des
Facility
Managements, seinen geplanten Einsatzbereich und die hierzu benötigten Produkte.